Wissensmanagement:
Was Projektmanagement-Software leisten kann
Wissensmanagement spielt in Unternehmen eine immer größere Rolle. Auch Projektmanagement-Systeme wie beispielsweise Projectile verfügen über Elemente, die die Funktionalitäten eines Wikis abbilden und damit zum aktiven Wissenstransfer beitragen.
Zentral verfügbare Informationen
Ein professionelles Projektmanagement-System gehört zu den zentralen Applikationen im Unternehmen. Dementsprechend zentral sind auch sämtliche Projektinformationen verfügbar. Das hat verschiedene Vorteile im Hinblick auf kommunikative und projektbezogene Prozesse sowie auf die Produktivität von Mitarbeitern:
- Alle Mitarbeiter können sich jederzeit selbst über den aktuellen Stand eines Projekts informieren. Das verringert den Kommunikationsaufwand und das E-Mail-Aufkommen erheblich.
- Neue Projektbeteiligte sind in der Lage, sich zügig in ein bereits angelaufenes Projekt einzuarbeiten und ohne Zeitverlust produktiv sein zu können.
- Zentral verfügbare Informationen erleichtern bereichsübergreifende Aktivitäten signifikant und verringern außerdem den Aufwand für Dokumentation und Auswertung von Projekten.
Wissensmanagement-Tools als Wiki-Elemente
Ausgereifte EPM-Applikationen sind um Wissensmanagement-Tools erweiterbar. Bei diesen Zusatzmodulen handelt es sich in der Regel um Informationsdatenbanken, die das Projektmanagement-System um Elemente eines Wikis erweitert. Sie dienen in erster Linie dazu, wichtige, allgemeingültige und dauerhaft relevante Informationen zur Arbeit mit der Applikation festzuhalten.
Jeder Nutzer ist berechtigt, Dokumente zu ändern und zu pflegen und so Wissen weiterzugeben, von dem alle Nutzer profitieren. Auf diesem Wege entsteht ein Bereich innerhalb des Systems, den alle Mitarbeiter mit ihrem Know-how bereichern können. Ressourcen für Redaktion und Moderation werden zumeist nicht benötigt.
Das Beispiel Infomarktplatz in Projectile
Das Wissensmanagement-Tool von Projectile ist der Infomarktplatz, eine Wissensbasis mit Verweisbildung durch Benutzung, denn das System richtet Verweise auf verwandte Dokumente automatisch ein. Den Zugang zum Infomarktplatz bildet eine Suchmaske, die auf die am häufigsten gelesenen und aktuellsten Informationen verweist. In dieser Darstellung werden oft verwendete Verknüpfungen stärker hervorgehoben, was der Funktionsweise einer Tag-Wolke entspricht und ein System zusätzlich um Web-2.0-Flair ergänzen kann.
Die Suchmaske des Infomarktplatzes
Darüber hinaus lassen sich unkompliziert Querverweise zu Projekt-, Mitarbeiter- und Kundendaten manuell anlegen. So stehen Inhalte im richtigen Kontext und sind (wie in einem Wiki) strukturiert abgelegt.
Mit Elementen wie dem Infomarktplatz verfügen Projektmanagement-Anwendungen über Wissensmanagement-Funktionen, die maßgeblich zur Optimierung der internen Kommunikation und zur Abbildung des Unternehmens-Know-hows beitragen.