EPM-Einführung und Betriebsräte:
Warum Kompromissbereitschaft und Aufklärung wichtig sind
Wie jede komplexe Applikation, deren Einführung strukturelle Veränderungen im Unternehmen nach sich zieht, stößt auch die Etablierung eines professionel- len und komplexen Projektmanagement-Systems wie beispielsweise Projectile oftmals zunächst auf gewisse Vorbehalte.
Betriebsräte verfolgen ein nachvollziehbares Interesse am Schutz mitarbeiterbezogener Informationen. Sie sind im Rahmen der EPM-Einführung über verschiedene Aspekte zu informieren und genießen in einigen Punkten (z.B. Krankheitserfassung) Mitbestimmungs- rechte. Umso bedeutsamer ist ein offener und transparenter Dialog, um Berührungsängste ab- und Kooperationsbereitschaft aufzubauen und Ressentiments zu überwinden.
Diskussionsbedarf besteht unserer Erfahrung nach insbesondere zu den Themen Krankheitserfassung, Produktivitätsauswertung und Abbildung persönlicher Daten.
Erfassung von Krankheit
Nicht selten kollidieren bei der Erfassung von Krankheitszeiten die berechtigten Interessen der Betriebsräte mit den berechtigten Interessen der Projektleiter im Hinblick auf das Ressourcenmanagement.
In diesem Punkt steht dem Betriebsrat ein Vetorecht zu. Deshalb ist die Sensibilisierung für die Bedürfnisse der jeweils anderen Seite erforderlich. Als gangbar hat sich ein Mittelweg erwiesen:
- Krankheitserfassung im Projektmanagement-System nur für die Gruppe Personal (der Schnittstelle zwischen Zeiterfassung und Arbeitszeitverwaltung)
- Erfassung der Summe der Abwesenheiten (Krankheit, Erholungs- und Sonder- urlaub, Freizeitausgleich etc.)
Einem solchen Modell, das Projektleitern ein professionelles Ressourcenmanagement ermöglicht, stimmen viele Betriebsräte zu. Die möglichst frühzeitige Einbindung eines Betriebsratsmitglieds in den Konfigurationsprozess kann dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein. Die Demonstration der Einstellungsmöglichkeiten im Berechtigungssystem der Projektmanagement-Applikation bzw. der Wirksamkeit von Berechtigungen baut Vertrauen auf und erhöht die Kompromissbereitschaft.
Erfassung von Produktivität
Einer Vollzeiterfassung der Produktivität stehen viele Betriebsräte skeptisch gegenüber, die Mitarbeiter insbesondere durch die Erhebung umfassender Produktivitätskennzahlen benachteiligt sehen.
Ein aus Sicht des Projektleiters angemessener Kompromiss ist eine reine Projektzeiterfassung, die ähnliche Interpretationen zulässt (erfasste Projektzeit vs. Soll-Arbeitszeit). Eine Anonymisierung der Daten ist allerdings problematisch und behindert das Ressourcen- management massiv. Diese Problematik und die damit verbundenen Gefahren sollten dem Betriebrat offen kommuniziert werden.
Persönliche Daten und Berechtigungssysteme
Auf den Schutz sensibler persönlicher Mitarbeiterdaten (Vertragsdaten, interne und externe Verrechnungssätze, Urlaubsansprüche, Gleitzeitkonten, projektbezogene finanzielle Eckwerte etc.) legen Betriebsräte verständlicherweise großen Wert. Die Abbildung individueller Kostensätze ist sogar genehmigungspflichtig.
Im Hinblick auf die Speicherung solcher Informationen in der Applikation ist es deshalb ebenfalls sinnvoll, dem Betriebsrat die Wirksamkeit des Berechtigungssystems ausführlich zu demonstrieren. Aus Sicht des Projektmanagements genügt es nämlich, die relevanten Daten einem ausgewählten und eng eingegrenzten Benutzerkreis zugänglich zu machen. Die mächtigen Konfigurationsmöglichkeiten professioneller Anwendungen wie Projectile erlauben dies ohne weiteres.
Empfehlenswert ist zudem die Involvierung der bzw. des Datenschutzbeauftragten, um die Einhaltung von §5 Bundesdatenschutzgesetz zur Speicherung personengebundener Daten zu gewährleisten.
Die Consultants der Information Desire Software GmbH verfügen über vielfältige Erfahrungen mit der Einführung von Projektmanagement-Systemen und der Überwindung interner Hemmnisse und Vorbehalte. Haben Sie Probleme? Wir haben Lösungen. Fragen Sie uns.